IT 系統實施項目管理方案

實現新的系統解決方案會伴隨許多挑戰。這個過程或讓人難以承受、或令人困惑，或非常漫長——所有原因都可能導致公司避開轉變。公司繼續以碎片化的方式運營，這引發了效率和盈利能力的問題。此外，當企業決意冒險并開始系統實現流程，計劃不充分和期望不現實都可能導致項目失敗和成本飆升。

了解實施項目面臨的常見挑戰有助于企業避開它們。系統實現項目面臨的常見挑戰如下：

項目團隊將包括各種各樣的內部利害關系人，比如項目經理、團隊主管、產品經理、數字采用專家和主題專家。項目團隊將與供應商密切合作，包括開發人員、設計人員和客戶成功經理。在整個實現過程中，軟件供應商需要對他們能夠實際交付的內容保持透明和誠實。例如，你期待他們親力親為，而你得到的服務卻沒有那么周到，這可能會發生沖突。你認為這個軟件有你想要的功能，實際上卻沒有，這就會產生問題。為確保你的期待在實現過程中得到滿足，內部項目團隊和供應商之間必須溝通順暢。通過定義計劃階段所需的里程碑和可交付成果，在實現階段滿足期待，這個過程將會更加順利。

數據完整性

系統實現通常需要將數據從現有系統遷移到新系統。在這個過程中確保數據完整性至關重要，因此最先考慮的應該是了解哪些數據可以跨系統遷移，哪些不能。通過了解兩個系統之間的互操作性級別，你可以做更好的準備，確保數據安全性，確保在遷移過程中數據不會丟失或遺留，同時確保隱私標準得到維護。遷移過程中不密切關注數據完整性的危害在于，你或許會丟失與客戶相關的重要信息。如果信息在遷移過程中丟失或誤讀，數據可能會被盜用，也可能不可靠。在實現階段，項目團隊必須不斷驗證數據的完整性，可能需要第三方來調節和確保需求得到滿足。

項目團隊必須在總體目標、流程和日程表上保持一致。每位成員必須做好維護部門或團隊利益的準備，共同制定實現計劃。新產品實際推出的準備工作包括：根據推出規模，確定供應商在最初幾天和幾周內需要提供多少內部支持。項目團隊的另一項職責是建立識別和解決常見用戶問題的框架。這可以包含在用戶和項目團隊之間建立新的溝通渠道，以及建立提供用戶參與分析和流程完成分析的解決方案。有了這樣的見解，你將會對最突出的可用性挑戰有一個清晰準確的看法，并且能夠快速實現解決方案。

在實現新系統的過程中，可能會遇到來自員工的阻力，這些員工對現有的體系感到滿意，不想學習新的流程。讓員工為變革做好充分的準備，這至關重要。在實現新系統之前，安排時間向員工展示新系統的好處。闡明為什么新系統是他們日常工作所必需的，以及新系統將如何提高他們的工作效率和工作質量。這樣，當他們學習如何使用新系統時，他們就會接受它，而不是拒絕它。

交付軟件的供應商除了有合同規定的監督實現義務外，還應該被視為項目的合作伙伴。他們現有的專業技能對于確保平穩遷移至關重要。開放的溝通方式有助于減輕在產品首次推出后供應商就消失的感覺。供應商的客戶支持代表和開發團隊應該可以回答特定的問題，在需要時提供專業技能和支持，并與 IT 部門合作迅速解決問題。與客戶支持代表建立良好的關系是重要的第一步。通過建立友好關系，合作解決在這個過程中出現的問題將會更加容易，壓力也會更小。

實現新的軟件平臺是項艱巨的任務，需要詳細的計劃確保順利執行。如果計劃有效，那就意味著你的團隊準備得當，軟件符合必需規定，并且設定了合適的期待。留出適當的培訓時間，這樣員工在使用軟件時就會感到舒適和自信。培訓應被視為持續不斷的過程，在需要時提供詳細的分步指導，確保員工工作受到的干擾最小。

新系統的實現或現有系統的升級是個復雜的過程。項目管理在 IT 機構被更正式地用于處理這兩個內容的實現。與其他行業一樣，IT 行業必須找到形成項目管理流程的方式，以及最能滿足特定需求的工具。

系統實現項目失敗率高，機構對IT部門的依賴日益增加，兩者使得給這些項目開發和使用有效的工具和方法變得至關重要。另外，這些項目的項目經理通常從系統分析師或其他 IT 人員中委任，他們幾乎沒有接受過任何項目管理培訓，也沒有相關背景。由于迫切的業務需求，系統實現項目通常時間緊迫。

系統實現項目的工具和方法與最適用于軟件開發項目的工具和方法不同，因為實施項目面臨的挑戰不同。典型系統的實現需要來自各特殊區域的資源，包括編程和接口、聯網、硬件部署或技術支持、終端用戶、教育或培訓。這些特殊資源或存在于信息服務部門的內部或外部。實施項目還包括服務于分析和選擇的信息服務人員、客戶及其他利害關系人。這些資源幾乎總是在機構和其他項目中共享。系統實現項目很少有專用資源。重要的是，這些團隊成員有效合作，清晰知道項目的任務、職責、范圍、狀態和各自的角色。

機構內的 IT 部門通常忙于日常維護、支持已經投入生產的產品和硬件、利用報告、培訓及其他功能協助終端用戶。因此，新項目經常會融入日常工作中，結果是項目范圍或項目需求缺乏良好的組織或規劃。創建和使用像8Manage PM 這樣優質的 PM 工具將提供以下內容：

• 一開始就為定義目標和目的添加結構
• 定義項目的開始，正式承認項目是新的（有別于正在進行的部分維護和支持）
• 定義項目的最終結果和可交付成果，確保從項目到維護的過渡
• 列舉項目的客戶、利害關系人和資源
• 將項目置于機構環境中，置于 IT 部門日常工作之外

系統實現項目的研究已經證明整個行業成功率很低，還指出改善這種情況需要尋找和使用恰當的流程與技術。越來越多行業采用項目管理方法解決這個問題。與其他行業一樣，IT 行業在應用項目管理規程方面有其獨特的特點和需求。時間通常是個關鍵因素，業務需求正在等待新的信息流。其他與系統實現項目的成功高度相關的因素有：

通過開發和使用工具，這些成功因素更容易在系統實現項目中實現，這些工具用于與不同的項目團隊創建涉及項目各方面的、清晰有重點的溝通。

項目管理核心流程由推動進展的流程所支持，這些流程為最終的項目決策提供必要的輸入和分析，包括范圍、資源、進度等。積極使用這些推動進展的流程是實現成功因素的重要步驟，甚至是必要步驟。這也是下面提及的工具和方法產生最大影響的地方。

在系統實現項目中，明確目標和目的，確?？蛻魠⑴c，合理安排資源和有效溝通都是必不可少的因素。項目通常由對最終產品有相當模糊期望的客戶申請。當項目提交給信息服務部門的員工，結果很可能是什么可以做和什么不可以做，或者需求和期待是什么有兩種不同的理解。最后，雙方都不滿意，項目無法滿足需求。

識別利害關系人的信息需求，確定滿足這些需求的合適方式，是項目成功的重要因素……項目資源應該只消耗在促進成功的傳達信息上，或者交流缺乏可能導致失敗的地方。發送方有責任確保信息清晰完整、不含糊，這樣接收方才能正確接收信息，并確認信息被正確地理解。

應用以下三要素指導項目經理與利害關系人的溝通：

• 找到合適的溝通方式
• 確定哪些信息最需要
• 清晰呈現這些信息

8Manage PM 支持以下內容：

• 項目團隊——應該包括客戶、重要的利害關系人和最重要的資源。確保團隊會議都有這些人參與。這樣做能幫助每位成員了解他們的角色以及他們能給整個項目做出的貢獻（Pinto, 第 121 頁），還為項目創造了主人翁意識。
• 確定會議目標——確定會議是為了做計劃、提供信息還是做決策。據此制定議程，然后專注于這個目標。
• 項目狀態——定期向項目團隊報告項目狀態。使用最新的工作計劃并集中討論。
• 多問問題——然后向某些人問更多的問題。

讓客戶和 IT 人員的理解和期待保持一致，這是第一步，也是關鍵的一步。首先，將這些人召集到一起，開會討論他們的需求和期待。會議議程應著重關注這個問題。這個過程可能需要不止一次的會議或重復，確?？蛻艉托畔⒎杖藛T之間有良好的溝通。記錄和總結這些會議的結果。

提出問題、收集問題相關信息，準確記錄問題，得到各方的同意，關注如何有效利用這些信息，這是至關重要的一步。另外，區分和使用解決問題和做出決策的差異也很重要。如果召開會議的目的是為了弄清楚問題和可能的解決方案，一開始就要說明這一點，并為此目的精心安排會議和相關工具。一個會議推動另一個會議。不要對客戶需求做任何假設，也不要對項目實施需要什么做任何假設。向項目團隊和資源提問，確保沒有遺漏任何東西。這樣做還能發現項目的潛在風險，讓你從一開始就管理這些風險。

8Manage PM 支持以下內容：

• 項目符號范圍聲明——包括理由、產品和可交付成果、時間和成本目標、資源、除外責任、假設和主要風險。項目符號列表可以快速閱讀并集中在相關的要點上。
• 工作分解結構——創建和使用 WBS 圖表，將其作為范圍和計劃流程的一部分，這樣項目團隊就能直觀地看到所有相關內容，核實是否所有內容都已經包含在內。
• 概念圖——可在計劃階段用于頭腦風暴會議，也可作為構建 WBS 的前期準備材料。在多階段實現過程，它還有助于確定哪些元素必須在其他元素之前。這是個強大的可視化工具，能夠刺激規劃和分析。
• 多項目重疊圖——在 IT 環境中，許多項目通常同時實施。為避免與資源或活動發生沖突，這類圖表直觀地合并幾個不同工作計劃的信息。在信息服務部門分發和發布這個圖表。用圖表讓客戶了解其他所有正在進行中的系統實現項目，這樣他們就能看到項目是如何與投資組合、優先順序和資源分配相關聯的。
• 階段/活動檢查表——創建圖表，匯總在某個階段要完成的任務。
• 責任矩陣——同樣是圖表形式，根據資源交叉引用任務; 分發責任矩陣，幫助團隊成員認清他們的角色。

在系統實現項目中，創建和運用像 8Manage PM 這樣強大的PM工具，這已經被證實能高效推動項目取得成功。組織項目團隊會議，利用目標明確的討論，用圖表的形式匯總重要的項目信息，這些都有助于確保所有利害關系人和資源對項目目標和目的有相同的理解——在他們的腦海中有相同的“畫面”。項目經理面前有大量的詳細信息，但他們最重要的任務之一是如何給項目團隊和客戶篩選和匯總最重要的信息。避免冗長的描述和沒有重點的會議。確定哪些信息是最需要的，找到合適的溝通方式，并清晰呈現基本信息。在可能的情況下，將信息可視化，不僅將可視化的內容分發給項目團隊，而且分發給整個信息服務部門，并用于用戶培訓課程。

他們都在使用 8Manage

ASL

近日，自動系統集團有限公司成功上線8Manage PM項目管理系統工時表管理功能，實現精細化追蹤不同地區不同部門的1100多名員工的工作時間動態。

宇信易誠

美國納斯達克上市的中國金融信息技術服務商——宇信易誠，借力8Manage一體化管理平臺，鋪開信息化管理網絡，優化管理模式，截取發展先機。

四川創意

8Manage 一體化管理系統的上線，為四川創意信息技術股份有限公司各部門提供了協作的平臺，實現不同業務流程的無縫流轉及數據的實時匯總，提高了各部門的工作效率。