酒店電子采購方案
挑戰
從采購和供應鏈管理到戰略性收購、客戶服務和關系建立，招采的作用在特定的機構中可能有很大的不同。然而，對于酒店業等市場而言，招采和采購經理幾乎在各層面都與企業的成功息息相關。
在酒店領域，招采占據特別重要的地位。它不僅能有效供應機構，從客戶服務功能上講，還能通過最優質的產品和服務創造價值。在數字時代，傳統酒店發現自身已經陷入激烈的競爭中，競爭對象是 AirBnB 及類似服務機構提供的新型精品式住宿。傳統酒店努力在不犧牲質量或用戶體驗的前提下削減成本。
電影院、度假村、郵輪、娛樂和酒店招采專業人士面臨令人怯步、但并非無法克服的挑戰。熟悉這些問題和解決方案，你就能簡化招采流程，最大限度地節約成本，并在保持競爭力的同時創造持久的價值。
就像在現代市場購買商品和服務的所有實體一樣，酒店業面臨常見的招采問題，并且需要可靠且具有成本效益的解決方案來解決它們。
酒店用品、家具、固定裝置和設備及酒店運營的招采到付款流程管理。供應鏈管理和供應商關系發展。降低運營成本，支持酒店管理。
如果沒有集中的電子招采系統來支持這些招采功能，即便是最有經驗的招采經理也會發現他們面對的不僅僅是潮汐，而是麻煩的浪潮。未能找到和集成能夠滿足機構特殊需求的電子招采軟件包，這可能會帶來災難性的后果，比如采購訂單丟失或重復、從辦公用品到關鍵服務出現異常支出、錯失與供應商建立戰略合作伙伴關系的機會，而這些機會能更進一步節約成本。
在酒店行業，那些集成了實時集中的電子招采系統的酒店，它們很快就會發現它們所有交易完全透明，異常支出減少或消除。
使用為計劃和供應鏈管理提供信息的分析學，支持：
- 評估和加強供應商關系
- 收獲更短的商品配送時間，最高質量的產品，最優的價格
- 有效的預測和規劃
- 對基本服務的內外部來源支持加強控制，包括業務流程外包
- 用戶友好型自助服務，用于常見的采購活動
- 極大提升文件和訂單的處理效率
更棒的是，電子招采系統創造出將其他常見問題最小化的環境，無論它們是供應一家酒店，還是供應數百家酒店。
像酒店業這樣的季節性行業，權衡購買多少與何時購買商品或服務的挑戰大大增加?？蛻粜枰顑炠|的產品和服務，你不想冒失去客戶的風險，那你可能會花更多錢來確?？蛻舴詹皇苡绊?。另一方面，如果你在價格比較實惠時囤積商品，但商品沒有被使用過（如果商品容易腐壞或過時），你實際上就浪費了錢財，或者浪費了時間和人力來處理你不打算使用的存儲空間。
為了就需求做出計劃以及獲得最優價格，你需要有確定公司何時及如何使用商品與服務的能力，同時為實時補進存貨和續訂制定智能可調的策略。
軟件解決方案支持更好的支出管理，提供關于客戶需求、產品可用性和現金流季度趨勢和年度趨勢的重要見解。你可以及時做出具有成本效益的相關決策，滿足業務需求（以及為底線添加最大的成本節約），同時不損失價值。
你的供應商是否與了解業務需求的同事很熟？或者他們只是密碼文件——僅僅是電話那頭的聲音或互聯網屏幕上的聲音？與供應商建立牢固的關系是構建成功酒店業務的關鍵。如果沒有這些關系，你可能會錯失特殊交易、批量定價、甚至是獨家合同，這些不僅能節省成本，還能為企業的短期目標和長期目標創造強大的價值。
在一個由富有成效的健康關系所定義的行業，電子招采系統使數據收集和利用變得更容易，有助于在整個供應鏈中建立互惠關系。戰略伙伴關系很容易就能讓客戶滿意，還能通過卓越的商品、服務和客戶支持創造價值。
在完美世界，最優質的產品和服務應該是充足實惠且免費配送的。但在現實世界，高昂的成本和緊縮的預算可能會吸引人們關注最低價格，而非提供滿足客戶期待與需求的產品和服務。然而，長期成功的關鍵在于招采服務，該服務旨在跟蹤和利用機會，創造真實持久的價值，而非短期的成本節約。
所謂的“便宜貨”很少是便宜貨，它們可能質量不過關，更容易出故障（和需要更換），讓客戶心生不滿，引起客戶流失，也可能帶來昂貴的公關問題和最低的利潤。如果電子招采軟件是招采流程的核心，那么你就能輕松跟蹤和滿足客戶的需求和期待，用可能最優的價格購買最高質量的產品——尤其是在你還關注建立供應商關系的時候，這種關系能夠給你帶來節約成本和創造長期價值的新機會。
與其他行業相比，招采在酒店業的作用可能更大，但管理起來并不會更痛苦。使用正確的軟件、戰術和戰略型招采服務方法，致力于建立為企業創造價值的強大的供應商和客戶關系，理解和戰勝招采挑戰就會變得更加容易。
像 8Manage SRM 這樣為酒店量身定做的電子招采軟件，提供基于網絡的動態采購自動化，幫助企業管理復雜供應鏈和廣泛運營。這些解決方案包括請購單創建、審批流程、供應商目錄、訂單生命周期管理、供應商自助服務門戶、預算管理、接收和執行、支出分析等功能——所有功能都集中在一個實時平臺上。
8Manage SRM 電子招采功能還能通過以下方式改善酒店公司的招采業務。
8Manage SRM 將所有支出集中于一個平臺，審批人能夠實時查看正在開展的采購，采購員能夠快速查看變更的與預算、供應商和目錄相關的數據。由于這種連通性，高層管理人員能夠從更廣闊的有利視角深入了解財務活動。8Manage SRM 易于采用，其綜合預算管理、電子招采和管理會計支持集中管理與控制。
跨多地管理開支不僅取決于活動可見性，還需要對活動進行實時控制。8Manage SRM 在招采許多領域提供廣泛的控制，包括審批流程。由于這種控制，管理員能夠創建詳細的布線和審批結構，進而快速發送文檔，維護敏感財務數據的安全性。企業能夠基于某些參數設置采購限制，比如金額門檻。機構還能配置對系統基于角色的訪問，或根據支出類別限制某些采購。這些控制能夠覆蓋所有地點和所有用戶。
8Manage SRM 提供強大的供應商目錄，幫助企業選擇最適合且最優惠的項目與服務。電子目錄功能就像網上商城，給用戶提供各式各樣的商品，附有大量細節和具有競爭力的定價。目錄支持從目錄選擇中創建請購單和采購訂單，這比手動的非目錄請購單更準確、更加符合要求，因為它們與供應商合同集成和/或由供應商維護。8Manage SRM 的設計目的是在目錄中提供更多互動、對用戶更為友好的購物體驗，從而與亞馬遜等網站進行競爭。
獲取供應商產品最具創新性的方法是 Punch-out 目錄。Punch-out 目錄由供應商維護，在8Manage SRM 之外托管，但與用戶的ERP集成，旨在將采購信息快速傳回托管系統。Punch-out 目錄對于酒店公司來說很有價值，因為這個解決方案支持供應商維護產品信息和價格，同時支持申請人在供應商站點購物并將產品數據推動到自己的系統中進行審批。鑒于酒店行業管理的商品數量和支出數額，這個解決方案尤其具有吸引力。
跨多地控制支出的最佳方式之一是使用和遵循嚴格的預算。根據酒店行業的需求量身定做的 8Manage SRM 支持機構在支出產生之前了解采購對預算的潛在影響。如果支出超出預算限制，該解決方案會顯示警告的圖標，或通過專項審批流程發送采購申請。
供應商控制
8Manage SRM 提供先進的自助供應商門戶，使買家和供應商能夠相互溝通與協作。自助供應商門戶支持供應商接收采購訂單、發送提事先送貨預告、檢查發票狀態和付款狀態、更新配置文件和付款信息。此外，許多門戶網站還提供爭議管理功能，支持供應商與酒店公司合作完成協同計劃并互動解決問題?？偠灾?，供應商門戶有助于加大酒店公司對供應商的控制力度——無論是地理位置、供應商類型，還是溝通頻率。
除了提供采購活動的實時可見性外，8Manage SRM 還提供平臺上所有活動的歷史可見性。審核跟蹤記錄覆蓋整個采購申請和采購生命周期，管理員和審批人能在任何時間實時查看審批狀態和訂單狀態。這消除了經常在手動流程中出現的P2P生命周期中的盲點，有助于在未來的審計中遵守法規。使用 8Manage SRM 的內置報告和分析工具，可將招采數據用于支出分析中。這樣高層管理人員就能更準確地開展財務預測和其他戰略性活動，帶來更大的影響。
