基于需求的項目管理
挑戰
幾乎所有項目都在一定程度上存在需求挑戰，但有些項目比其他項目更嚴峻。 如果您的項目需要滿足不同的用戶組，并且項目需求對您來說不是很清楚，那么您最好將其視為基于需求的項目來管理。 如果您一開始就沒有準備好系統的方法來管理項目需求，那么您在項目開始后采取的所有行動都可以說是被動的、不系統的行動。一旦項目需求失控，您的項目將處于失敗邊緣。許多項目經理未能管理好他們的項目需求而導致項目失敗，這是因為他們在項目開始時低估了管理項目需求的難度。當項目需求管理出現較大的混亂，他們開始失去信譽及用戶組和團隊成員的信任， 繼而導致其他項目需求失控，最終導致整個項目的失敗。
所有需求問題都可以歸因于人員和溝通問題。 例如，如果項目的用戶群受到近期組織合并的不利影響并且不合作，則項目需求的管理將變得更加困難。 在這種情況下，人員問題將對項目中需求溝通的有效性產生不利影響。 如果項目中沒有人員問題或人員問題可管理，那么您可以使用先進的8Manage PM項目管理軟件來系統地管理項目需求。在項目需求溝通及管理過程中，重點是要用適量的文字把每條需求寫出來, 然后加上編號，最后大家確認如何測試這個需求才算完成。而這些 8Manage PM 項目管理軟件都能幫你實現。
常見的項目需求管理問題如下:
1. 壞需求
壞需求的定義是什么？如果需求模棱兩可、不完整、不可驗證等，那么它們就是壞需求。如果利益相關者給您提供了壞需求并且你記錄了這些需求，你最終會得到一個在許多關鍵方面不完整的系統。
2. 沖突的需求
當您的項目有超過 3 個利益相關者或利益相關者群體時，他們的需求必須得到管理。 由于這些利益相關者或利益相關者群體有不同的需求并代表業務中的不同利益，因此總是存在調整他們的需求的問題。 例如，業務總監希望客戶永久登錄（客戶自行注銷除外和用戶空閑超時，用戶保持登錄狀態且不設置空閑超時的時間)，而該項目的另一位利益相關者 IT 安全主管建議將空閑超時設置為 2 分鐘。由于它們之間存在沖突，因此無法一口氣滿足這些要求。
3. 未記錄的流程
您必須在某個組織或其他組織中面對這一現實。記錄不充分的流程和程序是一些公司的生活方式。C 級主管認為每個人都在有條不紊地開展工作，但事實并非如此。 該過程的實際細節/步驟將因用戶而異。
4. 改變優先級
由于缺乏更好的詞，我使用了“改變優先級”這個詞，但更直白地說，應該是“利益相關者不斷改變主意”。這是一個非常普遍和猖獗的項目需求現象。利益相關者提出了一組需求，下周，他們將更改需求。
5. 缺乏接觸最終用戶
這一挑戰源于客戶和管理層，認為這是理所當然的。 例如，利益相關者和 IT 管理人員可能“認為”他們了解最終產品最終投放市場時會發生什么。 因此，他們不允許您直接訪問最終用戶。
8Manage 需求管理允許您 (i) 識別和編號每一個需求，(ii) 清晰每一個需求的提出人和負責人是誰及它的優先級別，(iii) 達成共識需要通過那些測試這需求才算實現 和 (iv) 設置需求基線。 無論您使用的方法是敏捷、 PMBOK 或其他，這 4 件事對于需求管理都是必不可少的，尤其是 (iii)。
1. 壞需求
使用 8Manage 羅列功能和測試清單。 最好是針對每個需求檢查此清單，確保所有項目需求都能順利完成。
2. 沖突的需求
使用 8Manage 記錄和發布利益相關者的需求，安排所有利益相關者都參與的會議，在大家清楚了解需求沖突的情況下解決問題。
3. 未記錄的流程
正確的文檔是關鍵。使用 8Manage 記下所有現有的業務流程以及不同用戶之間的差異。 將此信息提供給相關的利益相關者和更高的管理層。 如果可能的話，在您的工作職責范圍內，創建和維護現有業務流程和操作程序的最新文檔庫。
4. 改變優先級
您需要一個變更管理流程來記錄和宣傳每個需求變更和影響。如果您沒有系統的流程來處理需求變更，您最終將獲得更多變更，因為每個變更都不會對利益相關者造成任何損失，并且會間接鼓勵他們不用提前考慮得那么仔細。需求變更并非完全可以避免。但是你必須讓人們在項目開始時仔細考慮，并在需求被簽署后盡最大努力限制變更。對于不可避免的變更，您必須使用 8Manage 準確記錄并公布其影響，以便項目利益相關者了解變更的好處和成本。
5. 缺乏接觸最終用戶
在應對這一挑戰時，您使用 8Manage 記錄和發布所得到的需求資料，您的說服力會派上用場。 向項目發起人展示您的案例并說服他們為什么在工作中觀察真實用戶并了解每項活動的執行方式至關重要。 這樣做還能讓您清楚地了解用戶在日常工作中面臨的問題類型。
