電子采購
采購日益成為組織削減成本和提高效率戰略的關鍵職能。負責合同管理、風險緩解、供應商關系管理的采購部門每天都面臨以下常見挑戰。采購部門的挑戰可以通過正確的工具和技術來應對。采購流程自動化可以將專業人員從低價值的任務中解放出來，讓他們專注于戰略問題。企業通過自動化消除了手動流程，減少了人為錯誤，提高了整體采購效率，進而確保采購部門正在創造價值建立強大的底線。
1. 供應鏈透明度差
挑戰：
供應鏈缺乏可見性是主要的采購挑戰之一。整個供應鏈的可見性是滿足監管要求和降低風險的重要工具。根據德勤全球 CPO 調查，65% 的采購專業人士在一級供應商之外沒有任何知名度。利用技術可以幫助這些專業人士創造價值并降低成本，同時實現對供應鏈的全面了解。
解決方法：
8Manage SRM 跟蹤解決方案等軟件提供對整個供應鏈的可見性。供應鏈管理可以很容易地實時更新。工作流會自動添加緊急重新訂購和嚴重短缺等突發事件。成功的供應商合同是通過使用經過法律審查的樣板條款創建的，易于審查和批準。
2. 需要更好的風險管理
挑戰：
采購過程中的另一個主要挑戰是供應風險。供應鏈中的一些巨大風險包括管理獨家供應商合同、市場風險（產品可用性、價格波動）、潛在欺詐（盜竊或發票欺詐）、成本、質量、交付風險、特立獨行的支出和處理合規風險，如政策遵守、反腐敗問題。
采購專業人員必須確定最佳供應商，確保穩定和優質地交付商品和服務。他們還必須持續監控供應商，確保滿足所有交付要求和標準。風險緩解是采購職能中的關鍵問題，往往被忽視，所有這些風險都對底線產生重大影響。
解決方法：
這些風險可以通過集中、高效、透明的數據和供應管理來得到最好的管控。采購部門可以通過實施基于云的 8Manage SRM 等采購到付款軟件降低風險、縮短處理時間、簡化采購到付款周期并更好地管理供應商關系。
3. 支出的控制和可見性
挑戰：
不受控制的支出是采購專業人員面臨的最嚴峻挑戰之一。在公司既定的采購程序之外進行的意外訂單、緊急訂單、采購（從銷售額外商品的供應商處）屬于間接支出，會導致收入和控制權的損失。由于這些采購商品無法在財務和庫存記錄中輕松核算，因此會使采購策略、部門預算、庫存管理和財務審計變得復雜。
報告稱，39% 的公司認為加強對間接支出的控制非常重要?？刂破髽I支出的唯一方法是通過可見性，而數據有助于實現這種可見性。訪問整個供應鏈的實時數據對組織來說非常重要。
解決方法：
為確保盡可能有效地管理所有支出類別，采購部門可以采取的最佳步驟是自動化支出管理。使用 8Manage SRM 可以幫助采購專業人員控制間接支出。該系統可以跟蹤復雜的定價結構并準確顯示哪些地方發生了不需要的支出。由于所有交易都在同一系統中進行，因此您可以跟蹤并確保交易符合組織的采購政策。
4. 不準確的數據
挑戰：
不準確的數據是主要的采購挑戰之一。采購過程逐漸變得自動化，許多獨立的平臺和程序可以用來管理這個過程。由于這些程序沒有相互關聯，數據輸入大多手動完成，因而導致錯誤。由于數據不準確和不可靠，組織無法做出正確的采購決策或創建采購訂單，這可能導致庫存過剩、庫存短缺，審批工作流程可能停滯，出現其他補充采購部門的挑戰，進而可能直接影響組織的利潤。
解決方法：
擁有集中式數據解決方案有助于分析、規劃宏觀決策，并確保采購各個階段的工作流程順暢。組織可以通過使用 8Manage SRM 報告來戰勝數據不準確的挑戰，這有助于以快速、簡單和準確的方式提高財務報告數據的準確性。
5. 遵守合同
采購過程中的另一個挑戰是供應商對合同的遵守。因為供應商的數量非常多，所以很難核查供應商是否履行了義務。報告稱，29% 的企業表示必須提高合規性。
解決方法：
8Manage SRM 有助于制定關鍵績效指標，記錄供應商績效細節，輕松檢查供應商是否達到預期并遵守合同條款。其采購模塊能夠清楚顯示有關供應商、供應商合同和條款的一般信息，因此可以輕松從合適的供應商處訂購，并在流程中跟蹤合規性。
