外包項目管理
外包可以提高效率，并提供成本優勢；外包后，企業可以專注于核心領域。此外，它還能讓你獲取非常熟練的資源等。
外包項目管理有其獨特的挑戰。在外包項目規劃的過程中，企業必須懂得如何挑選可靠的合作伙伴以及如何簽訂合同讓項目的資源、進程及質量承諾得到法律的保障。在外包項目執行過程中，企業必須深入了解所取得的進展和質量、到目前為止消耗的工作量和資金、死胡同等，企業也必須快速有效地解決任何潛在問題。
1. 成功簽約外包給可靠的合作伙伴
挑戰：
外包第一個也是最重要的一個挑戰是，如何成功與可靠的合作伙伴簽約。要做到這一點，你必須有效完成下面這四件事：
有效的供應商評估不一定很困難，但至關重要的是保持專注并避免犯下可能侵蝕利益的典型錯誤，其中最常見的錯誤有:
- 尋找行業中有經驗且聲譽良好的供應商，做好盡職調查，確定潛在合作伙伴，不過得有后備選項。
- 明確自身需求、可交付成果或里程碑、質量和服務水平協議，并將這些內容及要求清晰傳達給合作伙伴。在雙方達成共識后，將上述內容寫進合同。
- 就項目計劃使用的關鍵資源與合作伙伴進行面談，確保這些資源合適，并為應急情況作出后備安排，把這些都寫進合同。
- 確保合同的付款條件與可交付成果（或里程碑）有一定的關連性，并確保獎金和罰款基于準時性、質量和服務水平。
解決方法：
8Manage PM 能幫助你完成盡職調查、需求/質量/服務水平管理。 該系統擁有強大的外包合同管理功能，支持合同付款條件與項目可交付成果或里程碑直接關聯, 合同的獎懲與質量和服務水平協議直接關聯。使用 8Manage PM 能讓你精準、及時地管理你的外包需求、合同和項目，也能讓你的合作伙伴更有效管理需求和項目。8Manage PM 是一個實時交易型系統，其數據精準度、完整性和及時性與銀行柜員機相同。它提供的信息能讓你和你的合作伙伴進行有效的溝通，并有效地解決問題，避免因信息模糊或者不及時而產生誤會和相互指責。
挑戰：
為了簡化管理流程，您必須允許外包團隊訪問所有項目相關文檔，使他們能夠更有效地工作。此外，您不必回答與項目有關的問題，這能節省大量時間。當外包團隊可以訪問所有信息和資源時，他們更容易操作并能及時完成任務。
解決方法：
您可以使用 8Manage PM ，它內嵌的文檔庫管理子系統能夠按角色分配文檔的訪問權限（包括外部用戶的訪問權限），還能控制對某些機密文檔的訪問時長。此外，它還能自動記錄所有文檔庫的訪問痕跡，一切有跡可尋（審計跟蹤不可刪除）。
3. 項目計劃和執行
挑戰：
在您將項目外包之前，您需要對其進行詳細規劃。這由一個非內部甚至遠程的團隊來處理，并且不可能在旅途中解決一些問題，比如是內部項目影響了外包項目的進度。
您必須將項目分解為任務，并為每個任務編寫描述，并解釋每個任務必須使用哪些資源和信息。如果您將項目外包給按小時收費的團隊，您還必須跟他們協商每個項目任務需要多少時間。
溝通是項目管理任務的重要方面。內部存在很多溝通障礙，更不用說在與遠程人才和團隊合作的情況下。這就是為什么您必須在項目開始之前與外包團隊制定溝通策略。在開始您的外包項目之前，您要解決的問題是：
- 如果項目因關鍵問題而停止，則定義溝通渠道；
- 由于存在不同類型的通信，因此決定每種通信類型應使用哪個通信通道；
- 定義溝通頻率，即他們何時以及多久向您發送報告。
- 在項目過程中，難免會出現一些問題。通過清晰有效的溝通策略，您將減少冗余并提高遠程工作人員和團隊的生產力。
在外包項目執行過程中, 您必須能夠及時深入地了解項目的進展、質量、資源、成本、變更、風險等，還要快速有效地解決任何潛在問題。
解決方法：
您可以用 8Manage PM 創建一個合理的項目計劃，并有效監控項目使其按計劃執行：
業務理由和利益相關者需求管理
在項目開始之前，你必須讓項目的目標和需求與團隊和組織的目標和需求保持一致。這個項目對組織目標有多重要？它如何與年度或季度的目標相結合？相關的利益相關者期望什么？
這些是您可以提出的幾個問題，從而概述新項目并使其與組織和利益相關者的需求保持一致。
需求清單和項目目標
盡管項目計劃是一組在項目期間肯定會發生變化的活文件，但有必要設定一個深思熟慮的過程來實現項目目標。
作為項目經理，您應該分析參與項目的各方的需求，并確定實現這些需求的要求。項目要實現哪些目標才能成功？可交付成果應具備哪些特性和功能？
隨著項目的進展，你可能需要更正項目計劃的某些方面，這沒關系。
項目范圍說明書
項目范圍說明書是項目計劃中最重要的要素之一。它為項目計劃的其余部分奠定了基礎。
在項目范圍說明書中，項目經理最終確定并記錄所有項目細節，使所有人都達成共識。該說明書描述了項目及其步驟和要求，通常是獲得參與項目的外部利益相關者的同意和支持的參考。
可交付成果清單和預計到期日
從項目范圍說明書的準備開始，您應該對完成該項目需要交付的可交付成果和成果有了更清晰的認識。您應該列出每個團隊成員預計在何時完成任務和可交付成果。
工作分解結構通常是實現此步驟的最佳方式。您可以使用簡單的列表、流程圖、電子表格或甘特圖來繪制所有項目工作、分配給團隊成員、設置截止日期并標記依賴。
您還需要注意哪些可交付成果或任務需要由外部利益相關者審批，并確保不會因任務依賴或審查和批準而導致延誤。
詳細的項目進度表
關于項目計劃的常見誤解是項目計劃與項目進度表相同。項目進度表只是項目計劃的眾多組成部分之一。
在項目計劃中，您估計完成每項任務需要多長時間，同時為懈怠和依賴留出足夠的空間。它是所有必需任務和時間表的清晰日歷。它顯示了項目的持續時間、誰在做什么以及每個任務何時開始和結束。
明確的角色和職責
明確項目團隊中每個人的職責，包括外部利益相關者。各種任務可能包括特定利益相關者的審查和批準，盡管項目的許多關鍵利益相關者通常不參與項目的所有方面。
項目發起人為項目提供資金；他們可能需要審查和批準計劃的關鍵方面。指定的業務專家定義項目和可交付成果的要求；他們可能還需要審查和批準項目的某些部分。項目經理創建、執行和控制項目計劃。項目團隊完成任務并構建最終產品。
項目的其他貢獻者可能包括審計員、質量和風險分析師、采購專家等。他們可能需要審批與其專業知識相關的項目計劃部分，例如質量或采購計劃。
風險評估和管理計劃及執行
在創建項目計劃時評估項目所涉及的風險很重要。您的組織此時是否穩定？你的風險承受能力是多少？執行該項目可能帶來哪些潛在危害和機會，您的緩解計劃是什么？
您的項目風險計劃確定的潛在事件可能不會發生，但如果發生，它們可能會顯著影響項目的結果。風險管理不僅包括評估風險本身，還包括制定風險管理計劃以傳達如果這些事件發生時團隊應如何應對。
風險不可避免，這就是為什么最好的項目計劃包括詳細的風險管理部分。如果您可以在項目的早期識別風險，您就可以控制它們并增加成功的幾率。
資源分配
當涉及到項目規劃的資源分配時，您可以分解并分配團隊的時間、材料和預算。您應該確定每個任務的所有可用資源，估計他們的成本和貢獻。
考慮資源限制，每個資源實際可以將多少時間投入該項目，并確定可用資源的最佳組合或變化，以便及時實現項目目標 并獲得最佳結果。
質量保證（QA）計劃及執行
在您的質量保證計劃中，您希望通過實施流程確保項目需求和可交付成果滿足質量預期。在整個項目執行過程中，保證項目質量能使最終可交付成果符合客戶規范，并符合執行團隊、項目發起人和業務專家的要求。
這里的重點是避免錯誤，而不是在項目結束時檢查最終可交付成果。創建 QA 計劃涉及設置將在整個項目中使用的項目標準、驗收標準和指標。這成為項目執行期間所有質量審查和檢查的基礎。
溝通計劃及執行
溝通計劃概述了您與外部利益相關者、項目所有者甚至您的團隊成員交談和更新的頻率。它還詳細說明了他們期望的更新類型、哪些決策需要審查和批準，以及每個行動的負責人。
您的溝通計劃必須回答：誰接收報告以及誰準備和交付報告，還可以包含創建和共享報告的格式。
溝通計劃還明確說明了應該上報哪些問題、項目信息存儲在哪里以及誰可以訪問它。該計劃記錄了項目團隊在整個項目中的溝通方法的各個方面。這包括日常狀態更新、問題解決、風險緩解等。
