杜絕采購欺詐
挑戰
采購是為組織采購商品和服務，大部分業務支出流經部門。采購部門負責談判合同和采購業務所需的商品和服務。尋源及采購過程特別容易出現欺詐并且難以被發現，尤其是在采購業務復雜的大型組織中。
良好采購策略的目標是以盡可能低的價格采購盡可能好的商品和服務，同時降低風險，與值得信賴的供應商合作伙伴建立牢固的關系，并確保利用節省成本的機會實現順暢的支付流程。采購欺詐可以有多種形式，從挪用公款到高價商品。以下是一些最常見的欺詐方式，員工據此詐騙組織的資金。
1. 回扣
其中一個最常見涉及回扣或回報。供應商向采購商品和服務的采購員支付回扣?；貓罂赡苁乾F金支付、好處、影響力或其他形式的賄賂。
為了獲得回扣，采購經理可能會批準不合格的供應商，采購不必要的商品或服務，或者通過排除首選供應商來破壞招標流程。另一種常見的策略是以只有一個投標人可以合格的方式編寫項目規格。
基于賄賂的交易很少對采購組織有利。供應商可能會多收錢或提供劣質產品以收回賄賂。即使產品可以接受且價格合理，采購組織也會失去競標的優勢。
2. 利益沖突
另一種常見的欺詐情況涉及與投標公司未公開的關系。例如，最終批準投標過程的人可能擁有中標公司的股票，或者與公司或其股東有某種關系。由于員工間接從交易中獲利，他的興趣在于為供應商做出最有利的交易，這對支付他薪水的組織來說通常意味著是一筆糟糕的交易。
由于采購是一項涉及大量資金和多個承包商的復雜操作，因此極易受到欺詐計劃的影響。
3. 假公司/訂單
最令人震驚和最容易被發現的采購欺詐計劃之一就是向空殼公司提交訂單，并為從未收到的產品開具發票來，從而簡單地操縱系統。雖然這類欺詐計劃似乎不太可能奏效，但在采購分散和流程雜亂無章的組織中很容易實現，尤其是在沒有可用于從采購訂單到交貨、發票和付款來驗證訂單的采購軟件的情況下。
為了在公司的監視下處理虛假或欺詐性訂單，員工可能會發出一系列不需要正式投標或審批處理的小訂單。特定類型的采購或超過設定的金額可能會觸發合同審批閾值。通過為預期物品制作足夠小的虛假訂單以繞過審批要求流程，員工可以成功進行欺詐，至少在一段時間內如此。
4. 欺詐性發票
采購欺詐并不總是在內部發生。供應商可能會為未交付的庫存物品開具發票、提交重復發票、收取超過協商合同金額的費用、替代質量較低的材料或對從未執行的工作收取費用。
5. 圍標 (串通投標)
眾所周知，一組供應商在投標過程中合謀抬高價格。圍標是一組供應商提交高價以使特定投標人受益的情況。一般在這種情況下，落敗的競爭者和中標者都能從抬高價格中獲利。
解決方案
任何欺詐預防工具箱中的主要武器都是采購軟件。辨別模式和趨勢對人類來說可能很困難，8Manage SRM 軟件可以在幾秒鐘內輕松處理。 8Manage SRM 可以建立自定義報告來標記異常支出，并為采購訂單、交貨單和發票之間的三向匹配建立和審計跟蹤，以確保公司只支付經過驗證的發票，而不會支付重復的發票。全面的采購計劃可以監控合規問題，存儲當前價格表以供比較，并跟蹤經過審查的供應商信息。
發現欺詐并不總是需要經過認證的欺詐審查員。欺詐計劃通?？梢酝ㄟ^意外的員工行為被發現，包括：
- 缺乏對質量標準的關注。如果商品和服務的質量受到質疑，而采購官員無視或為投訴辯解，則可能存在問題。
- 如果發票反映的價格明顯高于協商的合同價格、以前的合同或行業標準，則該合同可能不合法。
- 使用同一供應商并拒絕考慮其他投標。如果采購經理為明顯不符合公司標準或競爭價格的供應商辯護，請考慮聘請欺詐審查員進行合同審計。
- 限制與首選供應商的溝通。與供應商的單點聯系很可疑，可能表明存在不正當的關系。
以下是可能發生圍標的預警信號：
- 根據估算、公司價目表或以前的合同，中標價明顯高于預期。
- 同一組的中標者按工作、工作類型或地點輪換。
- 同一項目中落敗的投標人被聘為分包商。
- 不尋常的出價模式；類似的高出價，具有較低的異常值，類似的整數
- 不完整或草率的投標，來自不同公司的相同投標
使用含有自動審計跟蹤（電子留痕）功能的軟件，如 8Manage SRM，您會更容易偵察到值得懷疑的行為。
使用 8Manage SRM 獲取明確的集中采購流程，減少欺詐的空間：
- 采購合同應相互制衡，采購經理或部門經理不應是唯一的審批人，大宗采購需要更高級經理的審批。
- 應培訓和鼓勵管理層和員工注意 8Manage SRM 系統的危險信號，這能大幅提高發現腐敗計劃的幾率。
- 利用 8Manage SRM 實施自動三方匹配系統，在付款前驗證發票。
- 利用 8Manage SRM 明確界定和執行投標條款和驗收要求。
- 確保在供應商審批過程中進行供應商盡職調查。供應商應由至少兩人進行徹底審查和驗證，并保存在 8Manage SRM 供應商數據庫中。
- 使用 8Manage SRM 定期運行支出分析報告，識別過度消費或特立獨行的支出。
采購欺詐可以也確實會發生在全球最大的公司身上。預防的關鍵在于了解數據、市場定價的變化和采購模式。8Manage SRM 使所有功能變得更加容易。
