項目文檔管理
解決方案
企業的項目多文檔管理混亂，很難找到過往文檔資料參考。企業過往的經驗是企業有價值的資產，可以減少員工犯同樣錯誤的幾率，員工也可以從累積的經驗中形成核心競爭力。過去由于缺乏科技的支持，文檔管理沉悶且困難，但今天的科技已經解決了這個問題。
1. 應視項目文檔為數據字段而非文件
在傳統的項目文檔管理系統中，文檔有些“不客氣”地轉儲到文件夾和子文件夾中，而在 8Manage PM：電子文檔管理 中，每個文檔都被上傳到指定的媒體字段。這使得該文檔更有可能具有指定的目的，并在添加另一個文檔之前進行規范思考。此外，具有表示特定類型文檔的字段可以將這些內聯包含在相關工作流程中。
重要的是，要提醒負責檢查的人員，在工作流的上下文中讓他們使用此繪圖。通過將其作為媒體字段包含在檢查應用程序中，我們能夠使其成為每次檢查不可或缺的步驟——始終如一。
2. 將項目層次結構與文檔層次結構結合起來
另一個認識是具有兩個不同層次結構帶來的挑戰：一個用于管理項目，另一個用于管理文件共享系統（如 8Manage PM： 電子文檔管理）中的文件。擁有兩個獨立的層次結構自然會給項目經理帶來額外的工作。我們決定項目文檔不僅需要被視為有價值的數據字段（媒體字段），而且需要與項目層次結構聯系起來。通過這種方式，每個項目屬于哪個文檔以及項目經理需要去哪里更新每個文檔將一目了然。這也為我們提供了新的能力，讓子項目可以從父項目或部門繼承某些標準文檔。
3. 標準化文件結構但允許項目級別的靈活性
由于 8Manage PM：電子文檔管理 允許在文檔和公司層次結構（部門、區域和項目）之間建立聯系，因此可以創建每個項目都將繼承的標準文檔“清單”。此外，我們設計的結構允許各個地區或項目向該標準清單添加新媒體字段，這些字段表示僅與他們特別相關的文檔。
4. 使文檔成為工作流的內聯部分
訪問某些文檔（例如，產品文檔）或上傳其他文檔（例如，合同）是許多工作流程中必不可少的步驟。當項目人員使用8Manage PM 執行項目工作流時，他們可以從工作頁面參考或上傳文檔，不必再跳轉到文檔管理子系統操作。至于組織的管理部門 （例如，財務、法務）人員，即使他們并非任何項目的成員，他們仍然可以按權限從 8Manage PM：電子文檔管理 看到與他們工作相關的文檔 (例如，合同)。
5. 結論
8Manage PM：電子文檔管理 為上傳、組織、管理和分發項目文檔和文件提供了一種強大而靈活的方法。這種方法旨在克服項目經理在使用傳統的基于文件夾的項目文檔管理系統和工具時面臨的主要挑戰和缺點。
