項目成本控制
挑戰
以下是常見的項目成本管理挑戰，成功的項目經理必須克服這些挑戰，在這個過程中還不能迷失自我：
管理項目進度的同時管理項目變更是有效成本控制最具挑戰性的方面。項目通常都預先準備好預算，范圍不可避免地發生變化相對常見。這些后續變化最終會導致預測和預算方面的復雜性。
解決此問題和處理范圍變更的方法是定義和傳達用于評估和批準變更請求的結構化方法。這樣，您就可以提前確定決策點，設置涵蓋任何項目變更的靈活預算。對項目完成進行明確的定義也很重要，這能避免意外變更發生時造成混淆。
報告提供有關進度、利潤和支出的重要信息，使項目經理能夠控制支出。不幸的是，大多數組織仍然停留在過去，使用電子表格來報告重要的業務數據。雖然電子表格可以解決問題，但數據表明 88% 的電子表格存在錯誤。
盡管有些錯誤可以容忍，但有些錯誤完全不能接受，并可能導致管理層和項目經理根據不準確的數據做出關鍵決策。因此，企業必須使用能實時構建準確報告的先進軟件，從而消除數據輸入錯誤，確保他們向利害關系人提供其財務狀況的準確陳述，作出必要的變更以消除不必要的費用。
缺乏可信度的預算預測
預算預測是挑戰之一。Excel 工作表只能以易于閱讀的格式組織和提供財務數據，往往被成本會計系統人員使用，但由于 Excel 工作表中的數據缺乏可信度，這些信息往往被項目人員忽視。使用先進的項目管理軟件，通過制定切合實際的預算和長期證明預算問題的合理性來緩解這些問題。先進項目管理軟件的優勢在于它們可以自動生成準確的財務信息，實現更精確的預算，同時降低計劃的復雜性。
低效的流程和系統
盡管項目管理和成本管理技術取得了很大的進步，但大約 69% 的組織仍然停留在低效的流程和系統中。他們未能采用現代工具的一個重要原因是擔心它可能對他們已熟知的運營方式造成破壞。但是，這樣做效率低且耗時，對控制成本也無濟于事。
有效運用成本控制措施
成本控制措施的實際應用對企業領導者來說往往是個挑戰。這是因為它要求企業領導者每天監控不同來源的成本信息，這可能很耗時。然而，不這樣做并在不正確了解當前操作的情況下立即實施成本控制措施可能弊大于利。
因此，您必須讓每個人都參與進來，包括項目團隊成員，鼓勵他們找出企業節省資金的方法。員工通?？梢灾赋鐾顿Y回報率低和流程效率低的活動，因為他們正在做企業大部分的工作。這提高了員工的滿意度，并為您提供了一種全新的方法來克服成本控制問題。
成本控制最初可能由公司較高級別的管理人員推動，但必須在項目級別有效進行才能產生理想的結果。項目級別是管理層評估每個項目的實際成本并有效管理這些成本的地方。
企業解決以上問題的一個好方法是使用含有實時管理會計和成本控制的先進項目管理軟件，如 8Manage PM。這樣的平臺可使每個項目團隊成員即時記錄他的工時和費用報銷，使每個項目經理即時記錄他的項目采購和成本，并提供實時數據來幫助管理層及項目經理控制成本。
計劃好所有預算
8Manage PM 的第一步是讓您計劃好所有預算，從而細化成本估算并有效分配資源。制定詳細的項目計劃將降低成本差異，或者減少初始預算與實際支出之間的差異。
項目預算起碼包括：
- 預計每個活動所需的時間、人力資源和差旅
- 預計所需的設備和材料
- 預計所需的第三方服務
如果需要的話，在計算時，盡量給你的預算一些擴展空間?？傆锌赡馨l生意外的項目風險，您需要延長項目時間表或請求額外的資源。
監控好所有費用
8Manage PM 的下一步是實施監控項目支出。如果您實時注意到成本差異，就更容易采取糾正措施。如果您在項目完成之前沒有注意到您已經超出預算，因為您已經花了錢，您所能做的就是將這些信息用作未來項目的教訓。
使用 8Manage PM 監控費用的一個好方法是設置項目里程碑。在每個里程碑，您都可以評估您的支出并確保項目在范圍內。如果您注意到任何給定里程碑的成本超支，您就可以確定如何在未來降低成本。
使用變更控制功能
在項目規劃階段設定明確的項目目標很重要，為了確保實現這些目標，您需要一個變更控制流程。
變更控制是一組步驟，用于管理項目進行中來自利害關系人的任何變更。這有助于防止范圍蔓延，因為您可以為發生的變化做好準備并相應調整項目。
使用 8Manage PM 建立變更控制的步驟包括：
啟動：變更控制過程從利害關系人請求對項目進行變更時開始。實際請求可能會有所不同——它們的范圍可以從時間線延長到新的項目可交付成果。
評估：項目經理或部門負責人審查基本信息的請求，例如所需的資源、請求的影響以及應將請求傳遞給誰。如果變更請求通過了初始評估，則進入分析階段。
分析：分析階段是適當的項目負責人批準或拒絕請求的階段。在某些情況下，可能會有一個變更控制委員會來控制任何變更批準。項目負責人批準或拒絕請求，并通知團隊。根據項目的規模，項目負責人還可以在變更日志中記錄變更，確保所有項目利害關系人都知道。
實施：根據項目所處的階段，實施變更看起來會有所不同，但通常包括更新項目時間表和可交付成果，以及通知項目團隊。您應該評估項目范圍，確保任何時間線的更改不會對預計目標產生巨大的影響。
關閉：一旦您記錄、傳播并實施了請求，就可以關閉它。制定正式的關閉計劃很有幫助，這樣所有團隊成員都能知道信息的存儲位置，可以在將來引用它。
當您正確控制對項目的更改時，您也有更好的機會控制成本。準確預測項目的預算和成功需要從頭到尾進行仔細的管理。在此過程中，小問題總是不可避免，但有適當的系統來為這些偏差做準備可能至關重要。
管理好項目時間
使用 8Manage PM 管理好項目時間至關重要。時間管理是以提高生產力并幫助團隊成員按時按預算完成工作為目的，但它也是一種重要的成本控制方法，因為當一個項目的總時間增加時，項目的總成本也會增加。
保持在您估計的項目時間表內是保持項目在預算內的最佳方法之一。
追蹤掙值
使用 8Manage PM 跟蹤您的掙值可以幫助您預測項目的財務結果。這種成本控制方法需要一些成本會計知識，但它可以幫助您了解可變成本何時出現，并最終防止未來項目出現差異。
掙值是項目實際完成的工作量。跟蹤掙值并查看您是否跟上進度，您需要將已完成工作的百分比乘以項目預算。您可以使用以下步驟來跟蹤掙值：
前三個步驟需要從您的項目中收集成本信息，而后三個步驟需要計算和分析。成本差異代表項目的成本狀態。
在控制成本時，如果您的項目以符合預算的速度執行，您的 CV 會通知您。 CV 為負表示項目超出預算。
