知識工作時代的后工業項目管理需要應對知識工作項目，這些項目將主題專家聚集在一起，就新的和獨特的產品和服務進行協作。這可能涉及科學家、教師、醫生、律師、軟件開發人員或與企業合作構建新事物的網頁設計師。這些團體中的每一個都具備專業知識，通常沒有一個人知道完成項目所需的一切。正在創建的內容是新的或與之前項目中創建的內容有很大不同。

航空航天和國防、生物技術、高科技制造、軟件和專業服務等不同行業的項目往往需要大量的知識工作者。隨著世界走向數字化，幾乎所有行業的知識工作項目的數量都在增加。但是許多經理今天仍然使用工業時代設計的舊項目管理工具，忽略管理知識型員工與管理作為項目資源的機械和材料有很大的不同的事實。每個資源在知識工作中都是不同的。經理確實需要了解項目中每個資源的分配和使用情況。

手動獲取資源數據的復雜程度

知識工作有時不可預測，但你必須知道知識工作者在這些活動上實際付出的努力，以便合理地延長時間和增加工作量。但大多數經理手頭上沒有合適的工具。以下圖為例，如果項目 1 的活動 1 延遲，你手頭上的工具可以告訴你所有受影響資源的開始時間和結束時間發生什么變化嗎？

• 當項目 1 的活動 1 延遲時，資源 1 的完成時間以及項目 1 的活動 2 和資源 2 的開始和結束時間都會受到影響。
• 當項目 1 的活動 2 延遲時，資源 2 的完成時間以及項目 1 的活動 3、項目 3 的活動 3、資源 3、資源 4、資源 10 和資源 12 的開始和結束時間將受到影響。

資源分配和使用比項目活動更具有精細的粒度。資源分配和使用不僅受到使用相同資源的活動的影響，而且還受到資源的離開和非項目參與的影響。因為它們很難跟蹤，所以大多數項目管理工具都不進行跟蹤。

精力需要管理

一般來說，知識工作不如工業工作那么顯眼，經理必須知道知識工作者如何花費他們的時間。即使對于如下顯而易見的活動，資源的分配和使用還是應該妥善管理。如果無法使用正確的資源數據，他們怎么知道活動是按時完成，逾期 1 天還是逾期 N 天？

必須避免危險的陷阱

8Manage PPM 項目組合管理系統可以為你提供及時、準確的資源數據，避免以下陷阱：

• 規劃嚴格死板——你是否在項目一開始就鎖定了資源和進度表，一旦分配完成，就幾乎不可能改變？當今的業務需求需要更快、更具適應性的資源管理，從而跟上不斷變化的客戶需求和需要更出色團隊的狹窄利潤。由于無法快速準確地做出反應，舊的資源管理流程比以往效率更低，但你可以利用 8Manage PPM 獲取實時（始終最新的）數據，獲得某種程度的靈活性。
  
  
• 項目活動無關聯——項目由許多不同的活動組成，每個活動都有完成必要工作的資源。雖然并非每項活動都依賴另一個團隊成員來完成工作，但成功的項目依賴有凝聚力的團隊。但是，資源經理可能會將他們分配給員工的活動視為獨立活動。結果可能是工作混亂，當個別任務未完成或逾期時，混亂會造成瓶頸和不必要的復雜化。8Manage PPM 允許你在活動和分配給項目的不同資源之間創建高效的流程。結果是為項目制定一個更好的計劃，讓每個團隊成員將他們相互依賴的工作傳遞給彼此，直到他們像接力棒比賽一樣到達終點。
  
  
• 管理不考慮利用率——資源經理過去只是簡單地用盡可能多的活動填滿團隊成員的日程表，從而推進項目。但這種“一刀切”的資源分配方法缺乏洞察力，無法充分利用每個資源的技能，又不會讓他們到精疲力竭的地步。借助數據驅動的洞察力，你可以了解當前的利用率，預測未來的項目需求，并有效改變資源分配，既充分利用你的團隊成員，又不會耗盡他們的精力。
  
  
• 手動成本核算——成本核算過程是每個項目的關鍵部分。然而，許多公司仍然依賴過時的、手動的甚至紙質的成本核算流程，這會占用不必要的時間和精力。當這些流程在整個組織中被廣泛使用，無論是從承包商那里接收發票還是向客戶提供發票，它們在工作周中占用的時間很快會增加。8Manage PPM 將時間和費用條目與自動成本核算或發票生成直接集成在一起，使得大量的時間和精力可以重新分配到其他高價值的工作中。

正確的組織正確的工具

無論你的組織是否需要調整這些潛在資源管理缺陷中的一個或全部，采用 8Manage PPM 等現代解決方案都會給你所在組織的各方各面帶來重大積極的影響。因此，你依賴的團隊將成為長期成功更強大的要素。