雖然項目管理并非純科學，沒法保證絕對成功。但項目經理的成功與否是相對而言。這如同三個人被一頭獅子追，心里認為自己不可能跑得比獅子快的人自然會腿軟，心里認為只要跑得比旁邊那人快就有機會生存，自然就會加把勁。

當你查看項目失敗的常見原因列表，你會想克服全部困難似乎很難。當你了解到很多有經驗的項目經理年輕時電腦 CPU 很慢而且依賴不了當時的科技來管理項目執行，你就會留意到類似下面的統計：

• 44% 的經理不相信在項目管理中使用軟件（Hive，2020）
• 35% 的項目經理使用 MS Excel 來制定資源計劃（Wellington，2020)

你會明白使用現代技術軟件可以處理大部分問題。當然，你仍須做好以下兩點：

• 有工具的傻子還是傻子，故你不能是傻子。在你接受項目經理的工作之前，你必需要受過合理的培訓并決心做好工作。
• 如果你的項目從來沒有確定一組可測試的需求，那么你當然無法在時間和預算內完成承諾。你需要在項目開始實施之前記錄一組可測試的需求并建立基線。  

8Manage PPM 能幫助你避免以下常見問題的發生：

定義不切實際的活動截止日期

8Manage PPM 的活動時長和截止日期需要由上而下和由下而上共同定義，能最大程度地減少計劃與執行的不一致。如果活動在執行期間因突發事件而導致計劃與執行發生偏差，系統能第一時間偵察到，而第一時間的溝通/警報要求項目經理和活動負責人第一時間解決。雖然系統不能阻止突發事件的發生， 但它能利用它的溝通/警報能力在第一時間解決偏差。

資源分配和管理十分復雜

即便只是一個資源的一周時間都能被劃分多次，然后被分配并使用在多個任務上。如果出現資源沖突，受影響的資源又要被重新劃分，計劃、分配和使用。 試想想 50 個資源，每 50 個資源需要 2500 倍的時間完成上述劃分、計劃、分配和使用，手動數據輸入或其他重復性任務占用越來越多的員工時間。在如此大的范圍內，手動任務越來越容易出錯。

8Manage PPM 能夠自動執行這些手動任務，減少出錯的可能性，并讓員工騰出時間來完成其他任務，帶來更精簡和高效的勞動力。

缺乏細節監控 

監控對于項目的成功至關重要，即使同時了解多個項目的細節也可能非常具有挑戰性。

8Manage PPM 能夠實時監控項目的每個細節，實時提供精準信息讓你了解項目的進展情況、是否按計劃進行以及預算是否在可控范圍內。如果與最初的計劃有分歧，你仍然可以加以糾正。

缺乏透明度

參與項目的每個人都必須擁有完整的項目可見性，以免項目失敗——不僅是項目經理，其他團隊成員也是如此。 

這包括清晰的溝通、良好的文檔管理和任務狀態的透明度，所有這些都可以通過 8Manage PPM 的全數字文件來實現。

缺乏溝通 

溝通是良好項目管理的關鍵。如果沒有像 8Manage PPM 這樣的工具，讓團隊成員和項目經理一開始就進行互動，就很難實現有效的溝通。

范圍蔓延 

在項目失敗的方式中，一個非常常見的方式是范圍蔓延。8Manage PPM 的變更管理在項目開始時準備就諸， 當項目發生需求變化，利害關系人只需發出變更請求，系統適當記錄變更并分析影響，再走預設流程，由變更委員會審批和指派執行人。

變更管理需要利害關系人同意變更和影響，若影響無法接受，則變更被推翻，利害關系人從中作取舍。