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PPM
8Manage 技術項目管理

技術項目管理帶來了許多固有挑戰,因為它涉及到與不同背景的人合作,但每個人對主題的理解并不完全相同。成功的項目經理需要兼顧不同干系人的需求和要求,確保項目按計劃進行,并與人們進行有效溝通。技術項目管理中的挑戰通常包括以下內容:

  • 深度學習曲線和有能力資源的稀缺
  • 復雜的相互依賴關系
  • 不斷變化的需求和優先順序
  • 人們在各說各話


8Manage PPM 項目組合管理系統的設計人員在管理復雜技術項目方面擁有豐富的經驗。8Manage PPM 提供以下功能,幫助你充分掌控技術項目的潛在復雜性,以便加強問責制和進行有效溝通。

項目計劃與執行合二為一

第一代項目管理工具, 項目計劃與項目執行完全脫節。項目執行人員手動填寫項目計劃的狀態和更新, 由于基于報喜不憂的心理,他們會選擇性填寫, 甚至出現不同執行人員在不同版本填寫的情況,進而導致項目產生多個版本。


如果項目執行的問題只與項目計劃有一個偏差,團隊會很快追蹤到根本原因并加以解決。但如果項目執行的問題沒在項目計劃中呈現,或在不同版本的項目計劃中呈現不同, 就必定會產生不必要的混亂,無法追蹤根本原因, 也無法明確責任。

項目管理系統

在 8Manage 技術項目管理中,計劃與執行處于同步狀態。當前的計劃實時反映項目團隊成員最新的可交付成果及其完成情況。用戶可以追溯項目計劃的某條基線,或之前的某個快照版本信息,但用戶所使用與共享的當前計劃都是唯一的。

責任明晰 結果明確

項目管理系統

8Manage 技術項目管理幫助項目團隊以最自然的方式開展工作,讓責任和承諾得到適當的加強。當有人更改其承諾時,8Manage 會通知其他相關人員。


8Manage 提供以下方式優化結果管理:

  • 設置評審與驗收的規則
  • 對評審及驗收結果進行實時提醒
  • 實時概覽及周期性報告的郵件通知
  • 使用以上功能,所有利害關系者都能清晰了解責任與結果
同時管理需求溝通與變更

項目管理系統

單次交流難以滿足復雜需求的溝通要求。對于需求溝通,8Manage 技術項目管理支持以迭代的方法對復雜需求進行遞交和驗收。它會自動追蹤需求的評審與驗收情況,并提供現狀調查功能偵查溝通過程中出現的問題。


對于需求管理,8Manage 自動偵查需求的變化,并把需求變化與項目的各個階段關聯,以此提醒用戶,讓用戶更好地了解需求變化所帶來的影響。系統也能自動追蹤需求依賴及間接變化,讓用戶盡早了解其潛在影響。

計劃并追蹤資源技能與時間安排

8Manage 技術項目管理支持跨部門、跨站點、跨項目的資源分配及實際使用率的有效跟蹤,防止資源申請者夸大資源需求,使資源申請者更努力去估算真正的資源需求及時間。8Manage 除了能幫助用戶恰當分配資源時間之外,還能檢測資源技能與需求之間的差距,讓資源與需求更加匹配。

項目管理系統

8Manage 技術項目管理提供操作簡單、快捷的電子問卷調查,能及早檢測資源申請者對資源的滿意度,及時解決真正存在的資源匹配問題。在此機制下,假的資源匹配問題難以被用作借口,借口少了,動力也就自然增加。


此外,8Manage 能根據現有的及未來的項目計劃分別推算出各個部門未來的技能及資源需求,讓各部門及早招聘及培養相關人才。8Manage 還提供個別及整體資源的分析功能(如按時交付率、評審人作出的可交付成果質量評分、返工率、承諾履行記錄),幫助管理者更有效地管理資源。

結構化協作代替非結構化協作

項目管理系統

8Manage 技術項目管理為個人和部門提供進行協調的平臺。系統提供以下優化功能:

  • 職能型與矩陣型組織的管理
  • 協調的共同語言(如申請、確認、遞交與驗收)
  • 部門、委員會、項目團隊與站點的協調與管理
  • 客戶、合作伙伴與供應商的協調與管理
  • 跨組織的溝通與上報管理


此外,8Manage 技術項目管理提供強大的溝通工具,如自動捕獲電子郵件溝通并附于對應的項目與活動計劃中,跟蹤討論的論壇及用于小型的部門溝通與協商的在線即時討論功能。所有的溝通記錄都可以在 8Manage 中永久保存。

實施有效實踐而非紙上談兵

項目管理系統

有效實踐往往源于書本上的靜態知識,而靜態視圖和動態視圖往往不同,所以在項目執行過程中,人們常常會發現缺少一些必要的控制,或增加了一些不必要的累贅。這是紙上談兵的效應,需要實時調整。


通過 8Manage 技術項目管理的靜態和動態的視圖,人們可以作出逐步調整來解決這個問題。在項目執行過程中,8Manage 還提供了項目模板和項目規則這兩個工具來鼓勵和強制執行有效的實踐。

精準全面和可按需組合的成本管理

項目管理系統

8Manage 技術項目管理提供完整的財務管理,覆蓋了部門、組合、合同和項目。它具有以下特點:

  • 預算計劃與跟蹤
  • 費用管理
  • 采購訂單和支付管理
  • 開具發票和應收賬款管理
  • 固定資產和庫存管理
  • 項目核算和損益管理
  • 合同核算和損益管理
  • 項目組合核算和損益管理
  • 部門核算和損益管理

一般的財務系統只協助財務人員在結算期的結賬,而 8Manage 則專注于為業務人員提供在議價及交易期間所需的實時財務數字;前者基于各種稅項的冗長總結,而后者的數據及時且一目了然。

框架化并控制結構復雜性

項目管理系統

8Manage 技術項目管理提供動態的框架處理結構的復雜性,這種結構的復雜性會隨著時間的推移讓事情變得更為復雜,甚至到無法控制的地步。通常當組織規模較小時,他們可協調處理這些復雜性,因為他們組織規模小,較容易處理。但隨著組織的規模不斷擴大,如果他們還不知道如何恰當地處理這些結構上的復雜性,他們會因此付出代價,因為他們在以一種非常難以協調且低效的方式進行經營。8Manage 項目信息管理系統是全球少數幾個可以幫助您有效解決這些結構復雜性的工具之一。

十大項目管理領域

項目管理系統

8Manage PPM 支持 PMI 十大項目管理領域:
  • 綜合管理
  • 范圍管理
  • 時間管理
  • 費用管理
  • 質量管理
  • 溝通管理
  • 人力資源管理
  • 風險管理
  • 采購管理
  • 利害關系人管理
8Manage PPM 支持 PMI 五大項目管理過程:
  • 啟動過程
  • 規劃過程
  • 執行過程
  • 控制過程
  • 收尾過程
項目組合管理

項目管理系統

8Manage PPM 項目管理軟件支持用戶設定項目組合的管理目標、策略及規則來監控多個項目的執行。
8Manage 可實現以下項目管理功能:

  • 使項目與策略更一致
  • 能夠盡早發現有問題的項目
  • 有實時精準的信息能更有效地做出準確的決策
  • 更有效地分配和管理資源,讓合適的資源做合適的工作


8Manage 也支持銷售和采購合同管理以及它們的項目,成本,交付和服務水平協議(SLA)。
這類項目的組合管理主要應用于以下方面:

  • 并購投資與回報(如重組或轉售部分收購的業務)
  • 重大訂單(一個訂單一個項目)
  • 重要的外包業務(多年服務交付)
完整性保護

雖然項目一次延期一天,但它的完成百分比可以在一天內從 90% 變為 70% 甚至 50% (參見 項目完成 90% 是神話).


根據 2022 年的項目管理統計數據,目前只有 23% 的組織在使用項目管理軟件。77% 的組織之所以手動管理項目,是因為項目管理工具提供的管理數據沒有用處。


問題在于,用基于電子表格的項目管理工具代替辦公室白板是一種錯誤的做法。

從根本上來說,辦公室白板模型是一個數據隱蔽及完全受個人控制錯誤的模型。使用基于電子表格的項目管理工具來自動化該錯誤模型,會帶來充斥謊言的項目環境。在這樣的環境中,項目團隊成員如玩大話骰般互相欺騙,以為他們的可交付成果或里程碑沒有延遲,直到有人成功質疑這一點,接著所有的虛張聲勢都被揭穿。


正確的做法是,用實時交易系統代替企劃室的大白板。為什么使用企劃室的大白板,可以追溯到項目管理歷史的開始在作戰室使用大白板能消除數據隱蔽性及受個人控制因素。至于大白板有效轉化為實時交易系統,可以追溯到許多交易所的場內至電子交易歷史。

8Manage PPM 的設計采用了四眼原理和 OLTP,在架構上不像典型的項目管理工具(如 MS Project)但更接近交易所電子交易系統。8Manage PPM 可以保護項目數據的完整性,并為項目干系人提供可靠的信息來運行項目。

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