潛意識偏見驅動的挑戰：

隨著您使用的 8Manage 工時表不斷審核員工的工作時間，您將了解員工在低優先級別、效果不佳，甚至無益的活動上花費了多少工作時間。主要的挑戰來自人們的潛意識偏見驅動和計劃謬誤。

• 人們在浪費時間后經常抱怨時間緊迫，卻不反思之前的時間都用了在哪里
• 不少人習慣拖延，有些人狂看電視
• 人們為了節省 5 元的餐費去尋找優惠券，所花費的時間卻等同于一整頓豐富的午餐
• 人們承擔的工作超出了能力范圍，當沒有達到最后期限時，卻假裝很驚訝

一般的人無法充當很好的時間決策者，研究發現多種偏見會導致糟糕的決策和時間管理。一項研究發現，員工只需在如何管理時間方面更加自律，就可以騰出 20% 的時間。這是一個令人欣慰的消息，例如，公司員工平均每天收到 200 多封電子郵件和短信，而會議占用了 35% 的工作周。

解決方法：

您可以采取以下具體步驟來幫助那些在時間管理上苦苦掙扎的員工。

1. 找出問題的根源（并盡量減少它）

無論員工是被低級別優先事項的細節所困擾，還是被工作量壓得喘不過氣來，您都可以通過使用 8Manage 工時表表來深入了解員工如何度過工作時間，進而發現時間管理問題的根源這可能是解決問題的第一步 。

開始討論：與員工進行對話，了解他們的時間管理問題根源。例如，當員工抱怨他們沒有足夠的時間來完成工作并且感到筋疲力盡時，提供安慰并幫助員工了解哪些職責優先級更高，以及他們應該將精力集中在哪里。

盡量減少干擾：識別并盡量減少諸如白噪聲水平或低效的工作空間配置等干擾。

2. 明確期望和優先事項

確保個人按時完成可交付成果的最佳方法之一是讓期望變得清晰，并根據需要在會議和一對一會面中加以強調。關于您可以如何執行此操作的一些示例包括：

• 使用直接的語言和項目時間表來傳達目標、截止日期、優先事項和任務責任
• 當新成員加入時，談論團隊文化。例如，在入職期間，強調時間管理很重要，員工應該準時參加會議

3. 伸出援助之手

一些員工可能意識到他們需要時間管理方面的幫助，而另一些則可能不會。在任何情況下，您都可以為似乎難以明智安排時間的員工提供幫助和支持。以下技術通常非常有效：

• 定期與員工聯系，簡單地詢問：”我能做些什么來幫助你？”
• 將員工置于小團隊中，讓他們將大型可交付成果劃分為更小、更易于管理的任務。
• 與個人一對一會面，集思廣益，制定計劃，支持更有效的時間管理。

4. 模范行為和指導員工

員工從團隊領導那里獲得時間管理提示。當您準時參加會議并兌現您的承諾時，他們可以看到您在實踐您所宣講的內容。一旦您確定員工正在經歷時間管理挑戰，您還可以通過 MCR（模范、教練、要求）指導他們對自己的行為做出適當的改變，該指導由以下步驟組成：

• 模范：領導者在希望員工做出的行為方面樹立榜樣，以便員工看到、理解并相信變化。
• 教練：領導者評估員工的行為并提供指導、想法和計劃，使改變成為現實。
• 要求：領導者設定期望，要求員工負責對其時間管理行為進行必要的改變。

5. 教授新技術

幫助員工在工作中更好地進行時間管理的一個好方法是教他們如何做。有效的時間管理培訓包括有效管理資源的方法，以及保持井井有條的技巧。以下三個領域的培訓將極大地支持有效的時間管理：

• 計劃和優先排序：學習如何計劃和估計關鍵任務的時間安排有助于員工預測他們的一天將如何進行。確定優先級還可以幫助員工避免追趕被忽視的可交付成果。
• 組織技巧：有必要組織時間，以及你周圍的空間。雜亂無章的工作空間可能導致員工浪費時間尋找丟失的物品，這可能導致錯過截止日期或會議遲到。
• 溝通技巧：專注于提高溝通技巧的培訓教會員工如何以及何時更新他們的工作進度。

計劃謬誤的挑戰：

大型建設項目的歷史突出了預測樂觀甚至不切實際的完工時間的趨勢。例如，悉尼歌劇院是在最初估計的完工日期后 10 年建成的，而蒙特利爾的奧林匹克體育場則是在將近 13 年前完工的！不幸的是，這種現象不僅限于商業大型項目，而且主要出現在日常生活中。汽車專家低估了修復受損汽車所需的時間。新房主甚至在拆包完成之前就計劃舉辦喬遷派對。

最糟糕的是，我們不斷地低估完成一個項目所需的時間，即使我們知道我們可能會低估一個截止日期。一項研究表明，無論先前對完成特定任務所需時間的了解如何，我們都依賴于樂觀的觀點，并且可能會在截止日期之前預測完成日期。

樂觀不是敵人。計劃謬誤鼓勵我們中的許多人開始艱巨的項目，因為我們低估了完成所需的時間和工作。無知是幸福，但也可能導致壓力增加和內疚感。

我們經常無法在最后期限前完成，但最后期限也是我們完成工作的原因，尤其是對于那些拖延者來說，那么我們如何與現實保持一致呢？

解決方法:

將項目分解成更小的部分：如果將大型項目分解成更小、更易于管理的部分，則更容易估算完成時間。您為實現更大目標所采取的步驟值得認可。將項目分解為更細化的步驟后，您可以將每個任務的時間相加，從而切實地確定完成日期。利用8Manage 工時表的歷史數據重訪截止日期，確保截止日期的合理性。